CRM ou prontuário eletrônico: o que o consultório de assimetria craniana precisa

A dúvida entre CRM ou prontuário eletrônico some quando se separa o que cada um faz: o CRM organiza o relacionamento com a família, da primeira mensagem ao retorno; o prontuário registra o atendimento clínico, com a anamnese, as medidas e a conduta. O consultório que acompanha bebês com assimetria precisa dos dois, e ganha quando eles estão no mesmo lugar.

O que é um CRM no consultório

CRM é o sistema que organiza o relacionamento: quem é a família, de onde veio, em que estágio está e qual o próximo contato.

A sigla vem do inglês (customer relationship management). No consultório, o CRM é onde chega a mensagem do WhatsApp, onde a recepção anota que a família veio do diretório e onde fica marcado que ela precisa ser lembrada do retorno daqui a 5 semanas.

• Contatos com origem (indicação, Google, diretório)
• Estágio do atendimento (novo, agendado, em acompanhamento, alta)
• Histórico das conversas
• Lembretes e tarefas da equipe

O que é um prontuário eletrônico

Prontuário é o registro do atendimento clínico, obrigatório para profissionais de saúde e sujeito a regras de guarda e sigilo.

No prontuário ficam a anamnese, o exame, as medidas, a conduta e a evolução de cada consulta. Ele tem prazos de guarda definidos em lei e nas normas dos conselhos, e o acesso precisa ser restrito a quem participa do cuidado.

Para o bebê com assimetria, o prontuário guarda a série de medidas que mostra se o tratamento está funcionando, com a idade corrigida quando for o caso.

CRM e prontuário lado a lado

Um responde "como está a relação com essa família"; o outro responde "como está a saúde dessa criança".

O problema de ter dois sistemas separados

Com dois sistemas, a informação é digitada duas vezes, a família é cadastrada em dois lugares e o lembrete não sabe da conduta.

É comum o consultório ter um sistema de agenda e prontuário e atender pelo WhatsApp no celular. A família que chega pelo WhatsApp é cadastrada à mão no sistema; a data do retorno é anotada no prontuário, mas o lembrete é mandado manualmente, quando alguém se lembra.

Quando um só sistema faz mais sentido

Quando a maioria das famílias chega pelo WhatsApp e o acompanhamento depende de retornos e medidas.

É exatamente o caso de quem atende assimetria craniana: a família chega pelo WhatsApp, volta a cada poucas semanas e precisa ver a evolução. Juntar a conversa, a ficha e o lembrete num só lugar elimina o retrabalho e reduz o risco de esquecer alguém.

Por isso o Especialista Parceiro foi desenhado para substituir as ferramentas espalhadas: o CRM com WhatsApp oficial e o prontuário pediátrico ficam no mesmo cadastro.

Quando vale manter o sistema que você já tem

Quando o seu sistema atual é exigido por convênios, hospital ou rede, ou quando a assimetria é uma parte pequena do seu atendimento.

Médicos que atendem em hospital podem precisar manter o prontuário da instituição. Clínicas grandes, com faturamento de convênio integrado, também. Nesses casos, faz sentido comparar o que o sistema atual já faz e o que falta, antes de mudar.

1. Liste o que você usa hoje

   Agenda, prontuário, WhatsApp, planilhas, lembretes.

2. Marque o que é obrigatório

   Convênio, hospital, assinatura digital.

3. Compare

   O que o novo sistema faz e o que o atual não faz.

Como fica o dia a dia com os dois juntos

A família escreve, vira contato, agenda, ganha uma ficha e recebe o lembrete do retorno, sem que ninguém precise copiar dados de um lugar para outro.

Imagine a mãe que escreve numa terça à noite pelo botão do diretório. Na quarta de manhã, a recepção vê a conversa marcada com a origem e a cidade, responde com a mensagem pronta e agenda a avaliação. No dia da consulta, você abre a ficha que já tem o nome do bebê, a data de nascimento e as fotos que a família mandou depois de autorizar.

Ao final, você registra as medidas e marca o retorno para dali a cinco semanas. O lembrete sai sozinho dois dias antes. Na alta, o relatório com o gráfico vai pelo mesmo WhatsApp. Em nenhum momento alguém digitou o mesmo dado duas vezes, e o histórico inteiro está num lugar só.

Perguntas para fazer antes de contratar qualquer sistema

Antes de escolher, pergunte como os dados entram, quem pode ver cada parte e como você sai levando tudo.

• A conversa do WhatsApp vira cadastro sem digitação?
• O prontuário tem campos para medidas com data e idade corrigida?
• Quem pode ver dados clínicos e quem vê só a agenda?
• Como exporto contatos, fichas e medidas se quiser sair?
• O que acontece com os dados depois do cancelamento?

O que dizem as normas sobre o prontuário

O prontuário é obrigatório, deve ser guardado por no mínimo 20 anos a partir do último registro e só pode ser acessado por quem participa do cuidado.

A Lei 13.787/2018 fixa o prazo mínimo de 20 anos de guarda a partir do último registro, e cada conselho tem a sua norma sobre o conteúdo e o acesso: a Resolução COFFITO 414/2012 para fisioterapeutas e a Resolução CFM 1.821/2007 para médicos. Um CRM comum, feito para vendas, não foi pensado para essas exigências.

Por isso, quem atende saúde precisa de um sistema que trate a conversa e o registro clínico com regras diferentes: a conversa pode ser vista pela recepção; a ficha, só pelos profissionais do caso.

Erros comuns na hora de escolher

Os erros mais comuns são escolher pelo preço da mensalidade, ignorar o tempo de migração e não pensar na exportação dos dados.

• Comparar só a mensalidade, sem contar o tempo de retrabalho
• Não testar no celular, onde boa parte do atendimento acontece
• Não perguntar como exportar os dados se quiser sair
• Esquecer de treinar a recepção

Faltas no retorno são um dos custos invisíveis de ter sistemas separados. Veja leia também: reduzir faltas no retorno do bebê. E para a parte do WhatsApp, leia também: WhatsApp pessoal, Business ou API oficial.

Perguntas frequentes